Préparation et procédure des réunions : un guide pour les juristes d'entreprise

Nos emplois du temps sont remplis de réunions. Pourtant, nous terminons souvent ces réunions sans avoir un réel sentiment d'accomplissement ou de compréhension de l'objectif poursuivi. Ne laissez pas cela vous arriver!

Que vous siégiez dans des conseils d'administration ou que vous soyez responsable des questions de gouvernance au travail, en tant que juriste d'entreprise, vous êtes souvent amené·e à présider et/ou à gérer des réunions. Les règles peuvent sembler compliquées et intimidantes, mais il n'est pas nécessaire qu'elles le soient.

Rejoignez notre experte, Jennifer Freund, parlementaire professionnelle agréée, pour cette série informative en quatre parties où elle se penchera sur la préparation des réunions et les procédures pour vous aider à maximiser l'efficacité et la transparence de votre prochaine réunion.

Webinaire 1 : Préparation et planification des réunions (2 octobre)

En comprenant les règles de base et en planifiant à l'avance, vous pouvez vous assurer que vos réunions se déroulent sans heurts et répondent aux normes attendues. Apprenez à évaluer vos besoins en matière de réunions régulières, annuelles et spéciales, qu'elles soient importantes ou en ligne :

• Le type et la taille de la réunion

• Plates-formes de réunion

• Motions et votes

• les scripts et les procès-verbaux

• Présence des invités

Webinaire 2 : Principes de base de la procédure de réunion (16 octobre)

Comment établir correctement un ordre du jour? Quel est le rôle du·de la président·e? Que faire si le quorum n'est pas atteint? Ajournez-vous correctement vos réunions? Comprendre les procédures de base des réunions permet de s'assurer que vos réunions ne déraillent pas. Rejoignez-nous pour une session informative au cours de laquelle vous découvrirez :

• Les fondements des procédures de réunion

• Les principes de base des réunions : avis, quorum, ordre du jour, prise de décision

• Le rôle du·de la président·e

• Les membres de droit

• Les procédures correctes pour les scénarios courants que vous pouvez rencontrer

Webinaire 3 : Motions (30 octobre)

Dans la plupart des réunions auxquelles nous participons, des décisions doivent être prises. Ces décisions sont prises par le biais de motions. Qu'elles soient simples ou complexes, il existe un processus standard qui doit être suivi pour garantir l'efficacité, l'efficience et la transparence. Mais beaucoup d'entre nous ont du mal à comprendre la procédure lorsqu'une motion doit faire l'objet d'un débat et d'un amendement. En tant que président·e, ou conseiller·ère juridique de confiance, le juriste d'entreprise doit comprendre les motions les plus courantes et la manière dont elles sont traitées. Au cours de cette session, vous apprendrez :

• Les 13 motions les plus importantes

• Les étapes du traitement des motions

• La gestion des amendements

• Les motions inappropriées

Webinaire 4 : Vote sur les motions et les élections (13 novembre)

Avez-vous déjà assisté à une réunion au cours de laquelle quelqu'un a demandé « Combien de voix faut-il pour adopter cette motion? » et le·la président·e et les autres participant·es ont dû se démener pour faire le compte? Les exigences en matière de vote doivent être bien comprises avant d'assister à une réunion, en particulier si une élection est prévue. Dans cette dernière session de notre série, nous allons nous pencher sur les points suivants :

• Les conditions de vote

• Ce que signifie réellement le terme « majorité ».

• Que faire en cas d'abstention?

• Le vote par le·la président·e

• Les élections

CONFÉRENCIÈRES: Jennifer Freund, CAE, Acc.Dir, CIC.C, BSc, BA, MFS, LLB, Professional Registered Parliamentarian